Un informe de Lince, entero: una inmobiliaria

Esto no es un folleto: es la salida de la unidad. Lo ha escrito el mismo Lince que atiende a quien paga, con el mismo cuestionario y las mismas reglas. No se ha retocado ni una línea.

Inmobiliaria Levante Casas no existe. Es un negocio inventado, con cuatro personas, en Benidorm, y con los problemas que cuentan las inmobiliarias pequeñas: las preguntas de los portales que se comen el día y las visitas que se pisan. Por eso podemos enseñar el informe entero: no es la auditoría de nadie.

Fíjate sobre todo en dos cosas: que cada cifra lleva su operación al lado para que la puedas rehacer, y que los huecos se declaran en vez de rellenarse. Esta inmobiliaria se dejó la web en blanco a propósito, y Lince lo dice en vez de inventarse una.

También hay uno de una panadería de barrio, hecho igual.

Informe de diagnóstico: Inmobiliaria Levante Casas

1. Ficha de la auditoría


Negocio	Inmobiliaria Levante Casas [P1]
Sector	Inmobiliaria en Benidorm: venta y alquiler de pisos, sobre todo a extranjeros que compran segunda residencia y a familias de la zona [P2]
Equipo	4 personas: dirección y captación de pisos, dos comerciales y una persona en la oficina con el papeleo [P3]
Fecha	08 de octubre de 2026
Alcance	Por dentro: procesos, herramientas y riesgos. No he visto tu web ni tus redes porque no me diste ninguna dirección.
Nivel de confianza global	Medio. Has contestado 15 de 16 preguntas y has dado horas y coste por hora, que es lo que más pesa. Pero las respuestas son breves, la P4 (dónde te encuentran por internet) está sin contestar y no sé cuántos días a la semana dedicáis a contestar mensajes.

2. Resumen ejecutivo

El problema es la puerta de entrada. Pagáis los portales para que os escriban, pero esos mensajes se reparten entre los móviles de cada uno y «responde quien lo ve primero, muchas veces tarde» [P5]. Contestar siempre las mismas preguntas os cuesta 43 h al mes, 860 EUR/mes, contando solo cinco días a la semana. Vuestra madurez está en la banda artesanal: cinco de las ocho áreas en nivel 1 y ninguna por encima de 2. Además, los contactos de los clientes viven en el móvil de cada comercial, y si uno se va, se los lleva [P14]. En un negocio que vive de recomendaciones [P10], eso es el riesgo más grave. El lunes: un único calendario de visitas para todo el equipo, que ya tenéis gratis. Es lo que más rápido se nota (10,7 h al mes de cuadrar visitas) y hace falta antes que todo lo demás.

3. Madurez por áreas

Área	Nivel	Lo que me has contado	Qué haría falta para subir un nivel
1 · Captación y primer contacto	2	«La gente pregunta por WhatsApp y por correo si el piso sigue disponible […]. Responde quien lo ve primero, muchas veces tarde.» [P5]	Que todas las consultas de los portales entren a un solo número y un solo correo del negocio, con una persona responsable de contestar en cada franja del día.
2 · Agenda y citas	2	«Las visitas las apuntamos en el Google Calendar de cada comercial, y a veces se pisan.» [P6]	Un solo calendario de visitas común a los cuatro, donde cada visita se apunta antes de confirmarla al cliente.
3 · Cobro y facturación	1	«La comisión la cobramos por transferencia al firmar en notaría. Las facturas las hace la gestoría.» [P7]	Una lista compartida con cada operación, su comisión, la fecha de notaría y si está cobrada, y que la gestoría reciba los datos desde ahí.
4 · Comunicación y seguimiento	1	«Si alguien pregunta y no vuelve a escribir, no le volvemos a escribir. No tenemos tiempo.» [P9]	Un mensaje de seguimiento a quien preguntó y no contestó. Aunque sea a mano, que se haga siempre.
5 · Datos y medición	2	«Sabemos cuántas ventas cerramos al año, unas 25. No sabemos cuántos contactos entran ni de dónde salen las ventas.» [P12]	Apuntar cada consulta con su origen (qué portal) y si acaba en visita, y revisar ese recuento una vez al mes.
6 · Retención y reactivación	1	«Casi nadie repite, pero muchos vienen recomendados por clientes anteriores.» [P10] y «Si un comercial se va, se los lleva.» [P14]	Una lista común de clientes que han firmado, y apuntar quién viene recomendado por quién.
7 · Seguridad, copias y protección de datos	1	«Los contactos están en los móviles de cada uno. Si un comercial se va, se los lleva.» [P14]	Que los contactos de clientes estén en un sitio del negocio, no del comercial, y que cada uno entre con su propio acceso.
8 · IA y automatización actual	1	«Nada.» [P13]	Activar la respuesta automática del WhatsApp Business que ya tenéis [P11], con un mensaje fijo que diga cuándo vais a contestar.

Nivel global: banda artesanal (1,0-1,9). Las ocho áreas suman 11 de 40 puntos posibles:

Puntos obtenidos sobre el máximo:  11 ÷ 40 = 27,5 %

Con cinco áreas en 1 y ninguna por encima de 2, la media queda por debajo de 2.

Sobre el área 3: el nivel 1 sale de la frase literal (las facturas las hace otro). Con unas 25 operaciones al año [P12], esa área no es donde perdéis dinero.

Dónde está el desequilibrio: la falta de herramientas no es el problema. El problema es que cada uno usa las suyas por separado: un calendario por comercial [P6], los contactos en cada móvil [P14] y las respuestas según quién lo vea primero [P5]. Sois cuatro personas trabajando como cuatro negocios.

4. Lo que ya funciona

Os recomiendan. «Muchos vienen recomendados por clientes anteriores» [P10]. Es lo más valioso que tenéis y no depende de ninguna herramienta. Todo lo que propongo más abajo está pensado para no perderlo, empezando por los contactos que hoy se van con cada comercial.
Los papeles están repartidos con claridad. Una persona capta, dos enseñan y cierran, y otra lleva el papeleo [P3]. Eso permite asignar responsables sin reorganizar el equipo.
El cobro es sencillo y cerrado. La comisión se cobra por transferencia al firmar en notaría [P7]. No me has contado ningún problema de impagos y no hay nada que tocar aquí.

5. Dentro y fuera: lo que no cuadra

No he podido comparar lo que prometéis de puertas afuera con lo que me has contado, porque no me diste la dirección de tu web, de tu ficha de Google, de tus redes ni de tus anuncios en los portales. No he buscado por el nombre del negocio, para no auditar por error una inmobiliaria que no es la tuya.

6. Las horas y el dinero

Horas al mes recuperables automatizando: 43 h. Coste: 860 EUR/mes. Las dos cifras salen de lo que declaraste en [P15] y del coste de «unos 20 EUR/hora con todo» [P8]. Ese coste lo aplico igual a todo el equipo, porque no diste uno distinto por persona.

Contestar las mismas preguntas de los pisos [P15]:
  2 h/dia x 5 dias (supuesto) = 10 h/semana
  10 h/semana x 4,3 semanas x 20,00 EUR/h = 43 h/mes  ->  860,00 EUR/mes
  En un año: 860,00 EUR x 12 = 10.320,00 EUR al año

Supuesto: dijiste «2 horas al día», pero no cuántos días. He contado solo cinco días a la semana. Si también contestáis el sábado, la cifra real es mayor.

Horas recuperables ordenando la agenda, sin automatizar nada: 10,7 h al mes (214 EUR/mes). Esto no es una automatización. Es arreglar un proceso que hoy está roto (lo explico en la sección 7):

Cuadrar las visitas cuando se pisan [P15]:
  0,5 h/dia x 5 dias (supuesto) = 2,5 h/semana
  2,5 h/semana x 4,3 semanas x 20,00 EUR/h = 10,7 h/mes  ->  214,00 EUR/mes

Lo que no puedo cuantificar: cuántas ventas se escapan por contestar tarde [P5] o por no volver a escribir a quien preguntó [P9]. Para calcularlo me faltan cuántas consultas entran al mes, que tú mismo dices no saber [P12], y vuestra comisión media. No pongo ninguna cifra inventada. Lo pido en la sección 10.

Inventario de herramientas

Herramienta	Para qué	Coste/mes	Quién la usa	Veredicto
Idealista	Por donde os llega casi todo [P5]	unos 300 EUR [P11]	Todo el equipo	Se queda, pero apuntando qué consultas y qué ventas trae
Fotocasa	Por donde os llega casi todo [P5]	unos 150 EUR [P11]	Todo el equipo	Se queda, con la misma condición. Hoy no hay datos para decir si compensa
Google Calendar	Visitas, uno por comercial [P6]	gratis	Cada comercial por separado	Se queda, pero como un solo calendario común en vez de uno por persona
WhatsApp Business	Consultas de clientes [P5]	gratis	No me has dicho si es un número del negocio o el de cada uno	Se queda, en un número del negocio
Excel con los pisos	Inventario de pisos [P11]	—	No consta	Se queda. Pasa a ser la fuente de la que salen las respuestas
Total		unos 450 EUR/mes

Portales al año: 450,00 EUR x 12 = 5.400,00 EUR al año

No hay ninguna suscripción que cancelar hoy, porque las dos que pagáis son la vía por la que os entran los clientes. Pero pagáis 5.400 EUR al año en portales sin saber cuál de los dos trae las ventas [P12]. Medir eso es lo que dirá si los dos merecen la pena.

Tu tamaño en tu provincia

Según el INE (DIRCE), en 2025 había en la provincia de Alicante/Alacant 14.061 locales en la división 68, «Actividades inmobiliarias». Son locales, no empresas: una agencia con tres oficinas cuenta tres. La división es amplia y no incluye solo agencias como la tuya: también entran otras actividades relacionadas con los inmuebles. Así se reparten por tamaño:

Locales sin ningún asalariado:  10.354 ÷ 14.061 = 73,6 %
Locales de 3 a 5 asalariados:      504 ÷ 14.061 =  3,6 %

Si tus tres compañeros están contratados, estás en el tramo de 3 a 5 asalariados, donde está el 3,6 % de los locales de esa división. Casi tres de cada cuatro locales de la división no tienen ni un asalariado. Tener cuatro personas es lo que te permitiría contestar rápido y a todo el mundo, algo que un local de una sola persona no puede hacer. Hoy no lo aprovecháis, porque cada mensaje lo contesta «quien lo ve primero» [P5].

7. Qué se puede automatizar, y qué no

Solo hay una tarea con horas declaradas que cumple las tres condiciones (pasa mucho, pasa siempre igual y no necesita vuestro criterio). Hay una segunda que vale la pena aunque no tenga horas, porque hoy no se hace. No voy a fabricar más.

1. Respuesta automática a las preguntas repetidas sobre los pisos

Qué tarea quita: «Contestar las mismas preguntas de los pisos, unas 2 horas al día entre los cuatro» [P15]. Son preguntas como «si el piso sigue disponible, cuánto es la comunidad, si se puede ver el sábado» [P5].
Qué hace: contesta al momento, a cualquier hora, con los datos de ese piso, y ofrece los huecos libres para verlo.
Horas que devuelve: hasta 43 h/mes. Es el techo, porque es todo el tiempo que hoy dedicáis a esas preguntas. Siempre quedará alguna pregunta que no esté en la ficha del piso, y no puedo calcular cuántas son.
Hasta cuánto merece la pena pagar:

Contestar las mismas preguntas:  43 h/mes x 20 EUR/h -> hasta 860 EUR/mes merece la pena

Si al final solo cubre una parte de esas preguntas, ese límite baja en la misma proporción.

Qué hace falta para que funcione:

Que el Excel de pisos [P11] tenga, de cada piso, si sigue disponible, la comunidad y lo que más os preguntan, y que alguien lo actualice el mismo día que un piso se reserva o se vende. Si el Excel dice «disponible» de un piso vendido, la máquina contestará mal y muy rápido.
Que las consultas entren a un solo número y un solo correo del negocio, no a cuatro móviles.
El calendario común de visitas (punto siguiente). Sin él no puede ofrecer huecos que no se pisen.

Qué sigue necesitando una persona: la visita, la negociación, el cierre y cualquier pregunta sobre el piso que no esté escrita. También hay que decidir qué hacer cuando un cliente pide algo fuera de lo normal.

Esto es justo lo que hace Guardián, la unidad de atención al cliente de Vector Space: contestar lo que se repite y pasar a una persona lo que no.

2. Mensaje de seguimiento a quien preguntó y no volvió a escribir

Qué tarea quita: ninguna, porque hoy no se hace: «Si alguien pregunta y no vuelve a escribir, no le volvemos a escribir. No tenemos tiempo» [P9]. Es justo lo que quieres arreglar: «Que no se nos escape nadie que pregunta por un piso» [P16].
Qué hace: pasados unos días sin respuesta, envía un mensaje fijo a quien preguntó por un piso, ofreciéndole visita o pisos parecidos.
Horas que devuelve: ninguna, porque no sustituye trabajo que hoy hagáis. Lo que recupera son contactos, y sin saber cuántas consultas entran ni vuestra comisión no puedo decirte cuánto vale. Sin esos datos no puedo darte un límite de lo que merece la pena pagar.
Qué hace falta para que funcione: que cada consulta quede apuntada en un sitio común, con fecha y piso. Si sigue en el móvil de cada uno [P14], no hay de dónde sacar a quién escribir.
Qué sigue necesitando una persona: atender a quien conteste a ese mensaje. Si el seguimiento funciona, os entrará más trabajo, no menos.

Qué no conviene automatizar todavía

Cuadrar las visitas: el proceso está roto. «Las visitas las apuntamos en el Google Calendar de cada comercial, y a veces se pisan» [P6]. Media hora al día cuadrándolas [P15]. Automatizar avisos sobre cuatro calendarios separados solo haría que los choques llegaran antes. Primero, un único calendario común. Con eso, la mayor parte de esas 10,7 h al mes debería desaparecer sola.
La facturación: pasa poco. Son unas 25 ventas al año [P12], se cobran al firmar en notaría y las facturas las hace la gestoría [P7]. Montar y mantener algo para eso cuesta más de lo que ahorra.
Captar pisos y cerrar ventas: vuestro criterio es lo que se paga. «Yo llevo la agencia y capto pisos, dos comerciales enseñan y cierran» [P3]. Eso no se le quita a nadie. Lo que sí se puede hacer es llegar a cada visita con la consulta del cliente ya registrada, para no empezar de cero.

8. Riesgos

Riesgo	Severidad	Qué pasaría si ocurre	Qué hacer
Los contactos de clientes están en los móviles personales: «Si un comercial se va, se los lleva» [P14]	Crítico	Si un comercial se va, os quedáis sin sus clientes en curso ni los anteriores, que son los que os recomiendan [P10]. Además, esos datos personales quedarían fuera del control del negocio. Si un móvil se pierde o alguien se va con ellos, la responsabilidad seguiría siendo de la agencia, no del comercial.	Pasar los contactos a un sitio del negocio con un acceso por persona, y que las consultas nuevas entren ya ahí.
Las consultas se contestan tarde o no se contestan: «Responde quien lo ve primero, muchas veces tarde» [P5]	Alto	Pagáis 5.400 EUR al año en portales para que os escriban, y esa persona puede acabar visitando el piso con la agencia que contestó antes.	Un solo número y un solo correo, con un responsable por franja del día. Después, la respuesta automática de la sección 7.
Las visitas se pisan [P6]	Alto	Un cliente, a menudo extranjero de paso [P2], llega a una visita que se cruza con otra o donde no hay nadie esperándole. Es un disgusto, y quizá una venta perdida, en un negocio que vive de recomendaciones [P10].	Un único calendario común. Ninguna visita se confirma al cliente sin estar apuntada ahí.
No sabéis de dónde salen las ventas [P12]	Medio	Seguiréis pagando los dos portales sin saber si uno de ellos sobra o si merece más inversión.	Apuntar el origen de cada consulta y revisarlo cada mes.

9. Plan de acción

Prioridad	Acción	Impacto	Esfuerzo	Qué resuelve
1	Un único calendario de visitas común para los cuatro, con el calendario que ya usáis	Alto	Bajo	10,7 h/mes cuadrando visitas [P15] y visitas que se pisan [P6], sin gastar nada
2	Un solo número de WhatsApp Business y un solo correo del negocio, con un responsable por franja del día	Alto	Bajo	Respuestas tardías [P5]. Base para todo lo demás
3	Pasar los contactos de los móviles personales a un sitio del negocio, con acceso por persona	Alto	Medio	Riesgo crítico de perder clientes si alguien se va [P14]
4	Completar el Excel de pisos con lo que siempre os preguntan (disponible, comunidad…) y fijar quién lo actualiza	Medio	Bajo	Condición imprescindible para la respuesta automática
5	Respuesta automática a las preguntas repetidas, con huecos de visita del calendario común	Alto	Medio	Hasta 43 h/mes, 860 EUR/mes [P15]
6	Apuntar cada consulta con su portal de origen y si acaba en visita o venta, y revisarlo cada mes	Medio	Bajo	No saber de dónde salen las ventas [P12]
7	Mensaje de seguimiento a quien preguntó y no volvió a escribir	Medio	Medio	«Que no se nos escape nadie» [P16], [P9]

La primera acción, el lunes: crea un calendario de visitas compartido con los cuatro y deja una norma clara: desde ese día, ninguna visita se confirma al cliente sin estar apuntada ahí.

10. Lo que no he podido evaluar

Tu presencia en internet. Dejaste sin responder la P4 y no me diste direcciones, así que la sección 5 está vacía. Si me pasas tu web, tu ficha de Google, tus redes y tus anuncios en los portales, compararía lo que prometéis allí (plazos de respuesta, teléfono, horario, pisos anunciados) con lo que me has contado. Por ejemplo: si un anuncio sigue mostrando un piso que ya está vendido, eso explicaría parte de las preguntas de «si sigue disponible» [P5].
Cuántos días a la semana contestáis mensajes. He supuesto cinco. Si también trabajáis el sábado o el domingo, las 43 h y los 860 EUR/mes suben.
Cuántas consultas entran al mes y cuál es vuestra comisión media. Con esos dos datos podría calcular cuánto dinero se escapa por contestar tarde [P5] y por no hacer seguimiento [P9]. Hoy no puedo calcularlo, y por eso no aparece en ningún titular.
En qué idiomas os escriben. Vendéis sobre todo a extranjeros [P2]. Si las consultas llegan en varios idiomas, eso cambia lo que necesita la respuesta automática para funcionar.
Si el WhatsApp Business es un número del negocio o el de cada uno. Si es el móvil personal de alguien, el riesgo de la sección 8 es aún mayor.
Dónde está guardado el Excel de pisos, quién lo puede tocar y si tiene copia de seguridad. Si solo existe en un ordenador sin copia, sería un riesgo más. No lo he incluido porque no me lo has contado.
Qué pasa después de la firma. No me has contado si mantenéis contacto con los clientes que ya han comprado. Como las recomendaciones son vuestra fuente de clientes [P10], es lo siguiente que miraría.